☰

Как из эксель преобразовать в ворд. Как импортировать данные из Excel в Word

Ворд и Эксель — популярные офисные приложения, созданные известной компанией Майкрософт . При помощи каждого из них можно создавать файлы, включающие в себя тексты, таблицы, диаграммы, изображения и схемы.

В жизни любого человека бывают случаи, когда приходится совмещать работу в этих двух программах. Для того, чтобы изменить формат файла, можно использовать как различные конвертеры, так и встроенные функции Эксель и Ворд.

Перенос информации из Эксель в Ворд

Выполнить эту задачу можно различными способами:

  • Используя приложения или онлайн-сервисы для конвертации данных;
  • При помощи копирования;
  • Применив функцию «Специальная вставка»;

Каждый из перечисленных методов имеет свои нюансы. Выбрать вы можете любой из них, в зависимости от сложности поставленной задачи.

Способ 1: Конвертирование

Этот способ более всего подойдёт тем, кто всю работу провёл в XLSX файле, но неожиданно оказалось что ее принимают только в формате DOCX. В данном случае рассмотрим онлайн-конвертер, так как этот вариант гораздо более удобен, когда нужно быстро выполнить преобразование файлов.

Сайт для конвертирования XLSX файла в формат DOCX

    1. Для начала откройте сайт конвертера. Ссылку на него вы можете найти выше. Кликните на «Select XLS File» .


    1. Теперь выберите тот файл, с которым хотите взаимодействовать, и нажмите «Открыть» .


    1. После завершения загрузки файла на сайт кликните на «Convert to Word» , начнется процесс конвертирования.


    1. Дождитесь, когда окончится процесс преобразования файла.


    1. Осталось лишь скачать получившийся файл при помощи нажатия на соответствующую кнопку.


    1. Теперь следует проверить, как выглядит конвертированный файл. Можно с легкостью заметить, что внешне он ничем не отличается от исходного.


Способ 2: Копирование данных

Собственно, самое первое, что приходит на ум, когда вам приходится переносить информацию из Эксель в Ворд, скопировать её. Рассмотрим поэтапно, как это сделать, на примере Майкрософт Оффис 2016 .

    1. Запустите Эксель 2016.

Для этого откройте меню «Пуск» , наведите указатель мыши на соответствующий значок, кликните на него правой кнопкой, в выпадающем меню выберите пункт «Открыть» .


    1. Аналогичным образом запустите Ворд 2016.


    1. Откройте имеющийся файл XLSX. Для этого наведите мышью на пункт «Открыть» в левой части экрана. Справа вы увидите последние использованные документы. Если следует выбрать один из них, просто кликните на нужный файл. В случае, когда вы не видите в списке искомый документ, нажмите на «Этот компьютер» и укажите путь, где хранятся данные.


    1. Теперь в Ворде создайте новый документ нажатием на соответствующую кнопку справа или откройте имеющийся при помощи пункта «Открыть другие документы» в панели слева.


    1. Выберите область, которую вы хотите скопировать. Для этого просто выделите ее, зажав левую кнопку мыши.


    1. Нажмите на правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать» . Также для этого вы можете воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + V .


    1. Линия выделения после проведенных манипуляций станет пунктирной. Это означает, что участок документа попал в «буфер обмена» и готов к переносу.


    1. Переключитесь к файлу, созданному в Ворд. Если вы создали его только что, рекомендуем его сохранить, воспользовавшись пунктом «Сохранить как» , расположенном в левой панели окна.


    1. Выберите местоположение, укажите название нового файла и нажмите «Сохранить» .


    1. Кликните правой кнопкой мыши на пустое пространство вордовского документа и вы увидите, как много здесь присутствует различных методов вставки данных.


    1. Вы можете выбрать любой из них, но, если вы хотите, чтобы внешний вид напоминал тот, что был в XLSX файле, вам следует выбрать самый первый «Сохранить исходное форматирование» .


Вот собственно и все, этот способ вполне подойдет для простых случаев переноса данных. К примеру, вы создаете какую-либо инструкцию или документ, который обязательно должен быть в формате DOCX, но какие-то данные, например, таблицы с расчетами, у вас хранятся в Эксель.

Способ 3: Специальная вставка

Этот способ очень похож на предыдущий с той лишь разницей, что после переноса таблицы, вы сможете взаимодействовать с ней так же полноценно, как и в Эксель.

    1. В первую очередь, открываем и создаем файлы точно так же, как в предыдущем методе.
    2. Выделяем область, которую будем использовать.


    1. Нажимаем «Копировать» .


    1. Переходим на вкладку «Главная» , кликните на кнопку «Вставить» , в выпадающем списке выбираем «Специальная вставка» .


    1. Программа предложит выбрать, что именно вы хотите вставить. В данном случае стоит остановить выбор на первой строке.


    1. Кликнув на таблицу дважды, вы увидите, что работать с ней можно точно так же, как в Эксель, функционал сохранен.


При помощи этих простых способов каждый пользователь сможет легко и просто импортировать данные.

Ворд не сильно приспособлен для проведения сложных расчетов, поэтому все они проводятся в Excel. В последствии появляется необходимость перенести таблицы Excel в Word. По незнанию некоторые пользователи могут начать попросту «перебивать » все данные в созданную таблицу в текстовом документе, превратив простую задачу в рутинное занятие, но на самом деле вставить таблицу Excel в Word очень просто. Для этого даже нет необходимости каким-либо образом таблицу Excel преобразовывать в Word.

Самый простой способ вставить таблицу Excel в Word, это выделить всю таблицу в Excel, скопировать ее в буфер обмена комбинацией клавиш «CTRL+C» или через меню, установить курсор в необходимом месте на листе Word, и вставить таблицу из буфера комбинацией клавиш «CTRL+V» или через меню. По умолчанию вставится обычная таблица со всеми скопированными данными, но при этом в правом нижнем углу таблицы появится специальный значок, нажав на который можно выбрать различные параметры вставки. Перемещая курсор от одного типа вставки к другому, сразу можно наблюдать результат на листе, что позволить наиболее точно подобрать необходимый параметр вставки, если это необходимо.

Как правило при сложных расчетах и большом количестве данных возможны различные корректировки, которые приводят к изменению данных в таблице Excel. Переносить каждый раз таблицу Excel в Word после каждых таких изменений, это не выход, особенно, если таких таблиц несколько. К счастью можно так вставить таблицу Excel в Word, чтобы между ними была постоянная связь и при изменениях в файле Excel, менялись данные и в таблице Word. Делается это с помощью меню «Специальная вставка» , которое можно найти на вкладке «Главная» в меню «Вставить» .

Перед выбором данного пункта меню необходимо в Excel скопировать таблицу. После выбора пункта «Специальная вставка» появляется окошко, в котором необходимо выбрать «Связать» и в графе «Как:» выбрать «Лист Microsoft Excel (объект)» . В результате при изменении данных в Excel данные будут меняться и в Word. При двойном клике по такое таблице мы будем попадать на эту таблицу в файле Excel. При необходимости можно принудительно обновлять данные в таблице Word через меню. Для этого нажимаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем «Обновить связь» .

Порой, пользователю необходимо перенести не только текст из другого файла в вордовский документ, но и графический объект. Это может быть график, изображение или даже таблица. Именно поэтому в нашей статье мы разберем несколько способов, как перенести таблицу из Excel в Word.

В чем заключаются сложности в переносе таблицы? Первая сложность – это изменение форматирование таблицы при переносе. Проще говоря, при копировании объекта сдвигаются столбцы и строчки, из-за чего таблица теряет свой внешний вид и это приносит пользователю массу неудобств.

Как перенести таблицу из Excel в Word: способ № 1

Разберем пример, в котором у нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками, с установленными границами.

Для начала выделяем графический объект. Для этого пользователю необходимо нажать кнопку «Копировать» на панели инструментов в главном меню. Либо воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + C. Можно копировать объект и иным способов: просто щелкнуть по выделенной таблице правой кнопкой мышки, а затем нажать «копировать».

После этого открываем вордовский документ, куда требуется поместить экселевскую таблицу. Затем на панели инструментов выбираем раздел под названием «Вставка». Пользователь должен выбрать пункт «Специальная вставка». Пользователю необходимо задать ее параметры. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». В конце нажимаем кнопку ОК.

Однако, несмотря на свою простоту, этот вариант работы несет в себе несколько недостатков. Во-первых, таблица будет вставлена в документ как графический объект, поэтому редактировать ее у пользователя не получится. Во-вторых, если таблица имеет широкий формат, она может выйти за поля вордовской страницы.

Способ № 2

Для начала пользователь должен выделить таблице, размещенную в MS Excel. Ее необходимо копировать. Как именно – мы уже написали выше. Далее открываем вордовский документ и нажимаем пункт «Вставить». Вставить таблицу возможно и при помощи одновременного нажатия двух клавиш «Shift + Ins».

Воспользовавшись таким способом перемещения таблицы, пользователь может редактировать таблицу, менять ее значения, границы и шрифт. Имеет такой способ и недостаток: таблицы широкого формата могут выходить за пределы листа вордовского документа.

Как перенести таблицу из Excel в Word: способ № 3

Для того, чтобы воспользоваться третьим способом перемещения таблицы пользователю нужно выполнить следующий алгоритм действий:

Таблица, которая появится в вордовском документе, будет представлена в виде графического объекта. Редактировать ее будет невозможно.

Вставляем таблицу в Ворд 2010 года

Для начала необходимо выбрать таблицу в Excel, которую требуется поместить в документ Ворд. Ее необходимо выделить: или при помощи мышки, или при помощи комбинации клавиш (Ctrl + C). Далее пользователю необходимо перейти в вордовский документ, где требуется постановка таблицы. Устанавливаем курсор, а затем выбираем на панели инструментов пункт «Файл», затем – «Вставить». После чего, в «Параметры вставки», необходимо выбрать пункт «Связать и использовать конечные стили». После чего в документе Ворд разместиться таблица.

Вставляем таблицу в Ворд 2007 года

Первые шаги в данном способе также заключаются в копировании экселевской таблицы. После чего необходимо перейти в документ Word. Далее заходим на панель инструментов: пункт «Главная», затем «Вставить», после выбираем пункт «Специальная вставка». Затем в появившемся окне пользователь должен будет установить переключатель на пункт под названием «Связать». В окошке «Как» необходимо будет выбрать объект лист Эксель. Завершаем работу нажатием кнопки ОК. В Ворде 2003 года заходим в «Правку» и выбираем пункт «Вставить». Таблица будет вставлена в вордовский документ.

Если вам нужно перенести информацию, состоящую из данных схожего формата, например, перечень телефонных номеров или адресов, можно воспользоваться функцией импортирования , которая предусмотрена в программах пакета Microsoft Office.

Импорт данных

Для начала убедитесь, что все данные имеют одинаковое форматирование (одинаковый шрифт, правильно расставленные знаки препинания и т. д.). Этим вы обеспечите максимально правильное размещение импортированных данных. Включите отображение всех знаков форматирования во вкладке «Абзац», кликнув мышкой по соответствующей иконке. В форматируемом списке вы обнаружите знак абзаца в конце каждой строки или в конце строки и один в пустой строке между элементами. Эти знаки будут использованы вами для вставки символов, которые затем переместятся в соответствующие ячейки. Если список использует абзац в пустой строке между элементами, необходимо его удалить, иначе возможны сбои при импортировании. Для этого одновременно зажмите клавиши Ctrl+H. В появившемся окне, в поле «Найти», выставьте специальный символ, например, «~». Найти символ абзаца для замены можно в меню «больше>>», избрав пункт «специальный», а в нём - «Знак абзаца». Если вы видите, что в тексте есть абзац как в конце, так и между элементами, выберите «Знак абзаца» дважды. После того, как вы проделаете все действия, нажмите на кнопку «Заменить всё». Элементы обрабатываемого списка будут объединены между собой.

Настройка правильного форматирования

После настройки отображения элементов описи в последовательных строках нужно обозначить конкретные данные, которые отобразятся в полях Excel. Если в вашем списке в первой строке указано, например, наименование или фактический адрес, то вам нужно заменить оставшиеся знаки абзацев (^p) на запятую (,). После этого они будут заменены запятыми, тем самым форматируя конкретные строки в отдельные поля.

Как вы заметили, теперь ваш список имеет вид непрерывной линии, состоящей из символов и букв, разделённой на фрагменты запятыми. Нужно вернуть этим данным вид списка. Опять открываем вкладку «Найти и заменить», вводим выбранный ранее символ (у нас это «~») и в поле «Заменить на» выбираем знак абзаца. Нажимаем на кнопку «Заменить всё».

Форматирование закончено, и вам необходимо сохранить документ как текстовый файл. Именно в таком формате Excel изучит и корректно разместит данные между полями. В левом верхнем углу откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Сохранить как» . В выпадающем меню «Тип файла» укажите «Обычный текст». Назовите свой документ и сохраните на любом диске. В некоторых случаях у вас может появиться окно «Преобразование файла». Там ничего не стоит менять, закончите действие, нажав «Ок».

Зайдите в Excel и во вкладке «Файл» выберите пункт «Открыть». В выпадающем меню, как правило, установлен параметр «Все файлы Excel». Вам нужно изменить эту настройку и выбрать пункт «Текстовые файлы». Затем отметьте ваш документ. В появившемся окне «Мастер текстов» необходимо перейти на следующую страницу, кликнув «Далее», найти «Поле разделители» и там указать запятую. Опять нажмите кнопку «Далее», а затем «Ок». Если вы всё сделали правильно, отдельные категории ваших данных будут стоять в разных полях. Дальше по желанию вы можете настроить границы, шрифты и заливки в таблице.

Преобразование созданной в Word таблицы

Вы также можете преобразовать данные, используя Word, а затем перенести их в Excel. Выделите весь текст, который вы хотите преобразовать, и во вкладке «Вставка» выберите пункт «Таблица». В более современных версиях Word существуют встроенные шаблоны, например, в виде календаря, матрицы или двойной таблицы. Кроме того, вы можете сами нарисовать или вставать таблицу формата Excel в ваш документ. Самым простым вариантом будет подбор количества столбцов и строк, который вы сразу же увидите, открыв меню «Таблица». Выделите таблицу, используя Ctrl+C, скопируйте её. После этого откройте Excel и отметьте поле, где будет расположена верхняя левая клетка таблицы. Вставьте с помощь клавиш Ctrl+V или выберите команду «Вставить» из контекстного меню, кликнув правой кнопкой мыши.

Если импортируемые данные включают одновременно несколько одинаковых критериев (название города, области, почтовый индекс), то они могут попасть в одну ячейку. Однако Excel позволяет произвести правильную настройку. Сначала выделите подлежащий форматированию столбец. Найдите вкладку «Данные», а в ней - «Текст по столбцам». Нажмите кнопку «Далее» и в следующем меню в качестве символа-разделителя выберите запятую и пробел. После того, как вы согласитесь на изменение параметров, появится окошко примерно с таким содержанием: «Здесь уже есть данные, вы хотите заменить их?». Отвечаем Ок и наблюдаем, как критерий из одного столбца перемещается в следующий.

Обе программы дают возможность легко создавать таблицы, а в случае надобности и переносить информацию из одной в другую без потери данных. Теперь вы знаете, как преобразовать документ Word в Excel.

Работать с таблицами в редакторе Excel намного удобнее, чем в программе Microsoft Word. Многие пользователи в дальнейшем сталкиваются с проблемой экспорта данных. Они не знают, как Эксель перевести в Ворд. В данной статье мы пошагово рассмотрим основные методы решения этой задачи.

Первым делом откроем какой-нибудь документ, в котором есть таблица.

Мгновенно перенести данные без потери дальнейшей возможности редактирования можно несколькими способами.

При помощи горячих клавиш

  1. Сначала необходимо выделить всё содержимое и скопировать его. Для этого нажмите на клавиатуре на кнопки Ctrl +C .
  1. В результате этого вы должны увидеть, что вокруг таблицы появилась пунктирная рамка. Это значит, что вы делаете всё правильно.
  1. Откройте вордовский документ.
  1. Для того чтобы вставить выделенные данные, нужно нажать на сочетание клавиш Ctrl +V . Благодаря этим действиям у вас появится именно таблица, а не картинка.

При помощи меню

То же самое можно сделать и при помощи контекстного меню. Этот метод используется теми, кто не может запомнить горячие клавиши. Для этого нужно сделать следующее.

  1. Выделите таблицу.
  2. Сделайте по ней правый клик мыши.
  3. В появившемся меню выберите пункт «Копировать».
  1. Таблица выделится пунктирной рамкой.
  1. Откройте файл, в который нужно вставить эту таблицу.
  2. Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите на соответствующую кнопку.
  1. Результат будет точно таким же.

В обоих случаях, описанных выше, возможность редактировать содержимое сохраняется в полном объеме. Вы не заметите разницы.

Особые варианты переноса

Помимо описанного выше метода, можно сделать перевод данных в другие форматы.

Копирование как рисунка

  1. Первом делом выделите содержимое таблицы.
  2. Затем
  3. Нажмите на треугольник около иконки «Копировать».
  4. Выберите пункт «Копировать как рисунок».
  1. После этого у вас появится два варианта копирования. Рассмотрим каждый из них отдельно.

  1. Выбираем первый пункт и нажимаем на кнопку «OK».

Отличие векторного формата от растрового заключается в том, что в дальнейшем при увеличении размера изображения в векторном виде качество не изменится. А при растягивании растровой картинки, всё превратится в пиксели. Результат будет ужасным.

  1. После этого откройте документ Word.
  2. Затем нажмите на кнопку «Вставить», расположенную на панели «Главная» (или же нажмите на сочетание клавиш Ctrl +V ).
  1. В результате этого вы получите свою таблицу в виде рисунка. Но обратите внимание на то, что у нас появилась рамка вокруг шапки.

Мы получили то, что видели на экране. А в этом случае мы видим границы всех ячеек.

Для печати

  1. Для того чтобы устранить указанный выше недостаток, нужно выбрать второй вариант.
  2. Затем нажать на кнопку «OK».
  1. Вставить содержимое буфера можно при помощи горячих клавиш Ctrl +V или нажатием на соответствующую кнопку на вкладке «Главная».
  1. На этот раз у заголовка таблицы рамка отсутствует.

То же самое произойдет и с другими ячейками, если у них не будет явных границ, которые укажете вы сами.

Параметры вставки

Конвертировать содержимое документа можно и другими путями. Для этого нужно сделать следующее.

  1. Первым делом необходимо скопировать содержимое листа. Вы можете сделать это как угодно (через контекстное меню или горячие клавиши Ctrl +C ).
  2. В результате этого вы увидите следующее.
  1. Перейдите на вкладку «Главная».
  2. Кликните на треугольник около иконки «Вставить».
  3. В результате этого у вас появится несколько вариантов.
  1. К ним относятся (при наведении на каждый из пунктов доступна возможность предварительного просмотра дальнейшего результата):
    • сохранить исходное форматирование;
  • использовать стили конечного фрагмента;
  • связать и сохранить исходное форматирование;
  • связать и использовать конечные стили;
  • рисунок;
  • сохранить только текст.

Вы можете выбрать самый удобный для вас вариант. Наглядный пример облегчит ситуацию.

Специальная вставка

Практически аналогичный список можно увидеть и в другом пункте меню. Для этого нужно сделать следующие шаги.

  1. Перейдите на вкладку «Главная».
  2. Нажмите на треугольник около иконки «Вставить».
  3. В появившемся меню выберите пункт «Специальная вставка…».

Сделать тоже самое можно и при помощи горячих клавиш Ctrl +Alt +V .

  1. В результате этого вы увидите следующее окно. Здесь можно выбрать следующие варианты вставки:
    • лист Microsoft Excel (объект);
    • текст в формате RTF;
    • неформатированный текст;
    • точечный рисунок;
    • метафайл Windows (EMF);
    • формат HTML;
    • текст в кодировке Юникод.
  2. Для вставки нужно будет нажать на кнопку «OK».

Онлайн конвертеры

Кроме этого, существуют различные сайты, которые могут бесплатно преобразовать ваш документ в любой нужный вам формат. Для этого достаточно ввести нужный запрос в поисковую систему.

В нашем случае это будет «Конвертер xlsx в doc», поскольку у файлов Экселя расширение xlsx, а у вордовских – doc.

Результат будет следующим.

Важно понимать, что не все сайты могут справиться с поставленной задачей ввиду различных причин.

В этом случае вы будете видеть подобные ошибки.

Хороший результат показывает англоязычный сервис .

Кроме этого, данный сервис может бесплатно сконвертировать следующие форматы.

Для того чтобы преобразовать файл, нужно предпринять следующие действия.

  1. Кликните на кнопку «Choose Files…». В появившемся окне выберите нужный документ и нажмите на кнопку «Открыть».

Либо просто перенесите нужный файл в окно браузера, поскольку там написано: «or drag and drop files».

  1. В результате этого вы увидите свой документ в разделе «Files to convert». После этого кликните на выпадающий список во втором шаге (Step 2).
  1. Появится большой список форматов. Выберите пункт doc.
  1. Дальше необходимо указать адрес электронной почты, на которую будет отправлено письмо со ссылкой на результат. Для запуска конвертации нажмите на кнопку «Convert».
  1. После небольшого ожидания вы увидите следующее сообщение.
  1. Заходим в свою почту и открываем нужное письмо. Внизу вы увидите ссылку на файл с результатом. Необходимо кликнуть на неё.